Informativa sul trattamento dei dati personali

La presente informativa descrive come Ballbook raccoglie, utilizza, conserva e protegge i dati personali delle persone che usano l'app Ballbook, il sito e il gestionale per le società sportive, e delle persone i cui dati sono inseriti dalle società (atleti/tesserati, staff e referenti). Ti invitiamo a leggerla prima di registrarti e a consultarla periodicamente: la versione pubblicata nell'app e alla pagina https://app.ballbook.it/privacy è sempre quella vigente.

1TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il titolare del trattamento è Ballbook, contattabile per qualsiasi richiesta relativa alla protezione dei dati personali all'indirizzo support@ballbook.it con oggetto "privacy": tutte le email vengono lette e ricevi risposta entro 5 giorni lavorativi, e comunque entro 30 giorni. Eventuali richieste al Responsabile della protezione dei dati (DPO), se nominato, possono essere inviate allo stesso indirizzo.

2DUE RUOLI DIVERSI

• Per i dati di chi usa l'app, il sito o il gestionale (mister, allenatori, staff, referenti delle società) Ballbook è titolare del trattamento.
• Per i dati dei tesserati e degli atleti (compresi i minorenni) che una società inserisce nel gestionale, la società è titolare del trattamento e Ballbook è responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR: tratta quei dati solo su istruzioni della società. Per esercitare i diritti su questi dati bisogna rivolgersi alla società; Ballbook la assiste nel dare seguito alle richieste.

3QUALI DATI TRATTIAMO

• Dati dell'account: email, nome, cognome, password conservata solo come impronta non reversibile, codice utente, ruolo, società e squadra di appartenenza, sport, livello agonistico, impostazioni e preferenze di notifica.
• Dati forniti alla registrazione: data di nascita, sesso, luogo di nascita, telefono ed eventuale codice fiscale. Il codice fiscale serve a verificare l'identità e la maggiore età e a impedire doppie registrazioni; è conservato solo come impronta crittografica non reversibile, mai in chiaro. I dati anagrafici sono cifrati nel nostro archivio.
• Dati del sito e del gestionale: denominazione sociale, partita IVA, sede legale e operativa, contatti, referenti, staff, inviti, squadre e sport attivati, annate/categorie, campi, giocatori/tesserati, date di iscrizione e pagamento, convocazioni e presenze, note inserite dalla società, abbonamenti e codici promozionali.
• Contenuti creati dagli utenti: annunci di ricerca partita, trattative, messaggi delle chat, note, comunicazioni e segnalazioni inviate all'assistenza. Le chat non sono cifrate end-to-end: sono conservate sui nostri server e visibili ai club partecipanti alla trattativa o alla partita.
• Dati tecnici e di sicurezza: indirizzo IP, data e ora degli accessi, informazioni sulle richieste, log applicativi, identificativi del dispositivo, token per le notifiche push, versione dell'app e dati aggregati sull'utilizzo del servizio.
• Immagini: logo della società o della squadra e immagini caricate volontariamente. La fotocamera è usata solo per la scansione dei QR di invito; la galleria solo quando scegli un'immagine. I dati biometrici eventualmente usati per il blocco dell'app restano sul dispositivo.
• Dati diagnostici: nelle build di release l'app può inviare a Google Firebase Crashlytics rapporti sui crash e sugli errori, contenenti stack trace, modello e sistema operativo del dispositivo, versione dell'app, stato dell'app al momento dell'errore e identificativi tecnici del dispositivo. Crashlytics non è usato per pubblicità, profilazione o tracciamento comportamentale.

Non raccogliamo la posizione GPS, non usiamo cookie di profilazione, non facciamo pubblicità basata sui tuoi dati e non chiediamo dati sulla salute. Invitiamo le società a non inserire dati sanitari o altre categorie particolari nelle note dei tesserati.

4PERCHÉ LI TRATTIAMO E SU QUALE BASE

• Creare e gestire l'account, erogare il servizio, gestire squadre, annunci, partite, chat e funzioni del gestionale: esecuzione del contratto o misure precontrattuali (art. 6.1.b GDPR).
• Verificare identità e maggiore età, prevenire abusi, frodi e duplicazioni, garantire sicurezza e stabilità del servizio: legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR) e obblighi di sicurezza (art. 32 GDPR).
• Inviare comunicazioni di servizio (attivazione, inviti, reset password, avvisi di scadenza, variazioni importanti): esecuzione del contratto e obblighi di legge.
• Inviare notifiche push e, se lo scegli, comunicazioni informative o promozionali: consenso (art. 6.1.a GDPR), revocabile in qualsiasi momento dalle impostazioni dell'app o del dispositivo; le comunicazioni promozionali non sono mai obbligatorie.
• Conservare la prova dei consensi e delle versioni dei testi accettati: obbligo legale e legittimo interesse a dimostrare il consenso (art. 7.1 GDPR).
• Adempiere a obblighi fiscali, contabili e di legge; gestire contestazioni e tutelare i nostri diritti.
• Per i dati dei tesserati inseriti dalle società: la società determina finalità e base giuridica; Ballbook li tratta come responsabile secondo il DPA.

5MINORI

L'app e il gestionale sono riservati a persone maggiorenni: per registrarti come mister o referente devi avere almeno 18 anni. I minorenni non devono creare un account. I giocatori minorenni possono essere inseriti nel gestionale dalla loro società, che è titolare di quei dati: la società deve informare i genitori o chi esercita la responsabilità e raccogliere le basi giuridiche necessarie. Se ritieni che un minore abbia creato un account senza titolo, scrivi a support@ballbook.it e provvederemo alla cancellazione.

6CON CHI CONDIVIDIAMO I DATI

• Con le altre persone della tua squadra e con le squadre con cui entri in contatto, nei limiti di cio che l'app mostra (nome, ruolo, squadra, annunci, messaggi e informazioni della partita). Le chat sono visibili ai partecipanti.
• Con i fornitori che trattano dati per nostro conto, nominati responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, tra cui: fornitori di hosting e infrastruttura (server in UE), Brevo per l'invio delle email, Google Firebase per notifiche push e Crashlytics, Cloudflare Turnstile per la verifica anti-bot dei moduli web, Netlify per i siti, Tailscale per l'accesso amministrativo riservato, GitHub per codice e integrazione continua. Se attivati piani a pagamento, i fornitori di pagamento trattano i dati necessari al pagamento; Ballbook non conserva i numeri di carta.
• Con autorità, consulenti e professionisti quando previsto dalla legge o necessario per tutelare i nostri diritti.

Non vendiamo i tuoi dati e non li cediamo a terzi per finalità di marketing.

7TRASFERIMENTI FUORI DALL'UNIONE EUROPEA

Il trattamento avviene di norma nello Spazio economico europeo. Alcuni fornitori (ad esempio Google, Cloudflare, Netlify, GitHub e Tailscale) possono trattare dati anche al di fuori dello Spazio economico europeo (SEE). In tal caso il trasferimento avviene sulla base di una decisione di adeguatezza (come l'EU-US Data Privacy Framework) o di clausole contrattuali standard della Commissione europea, oltre alle misure tecniche e organizzative previste. Puoi chiedere copia delle garanzie disponibili scrivendo al contatto della sezione 1.

8PER QUANTO TEMPO CONSERVIAMO I DATI

• Account e dati collegati: fino alla cancellazione dell'account, che puoi fare in qualsiasi momento dall'app; se non accedi per 24 mesi possiamo disattivare l'account e successivamente cancellarlo, dandone avviso quando possibile.
• Chat delle partite: fino a 24 mesi. Chat delle trattative: cancellate alla chiusura o alla scadenza della trattativa.
• Partite: fino a 24 mesi dalla data, anche se il club non apre lo storico. Le partite non giocate seguono la stessa retention automatica.
• Squadre/sport disattivati: 90 giorni di finestra di grazia, poi i dati dell'app della squadra disattivata vengono cancellati; gli altri dati della società restano.
• Club disattivato: i dati restano conservati fino alla cancellazione concordata con l'assistenza.
• Inviti non accettati: 14 giorni.
• Richieste di iscrizione delle società: 12 mesi se lavorate, 24 mesi se mai lavorate.
• Schede dei tesserati: fino alla cancellazione da parte della società; se viene indicata la fine del tesseramento, le schede vengono cancellate dopo 90 giorni.
• Accessi giornalieri e statistiche di utilizzo: 3 anni.
• Registri di sicurezza degli amministratori: almeno 6 mesi e fino a 12 mesi; log dei server con IP: 30 giorni; log dei container: 30 giorni.
• Notifiche: 30 giorni.
• Email transazionali: dati personali del destinatario e oggetto rimossi dopo 90 giorni; restano solo gli aggregati tecnici (tipo, esito e data) per 24 mesi.
• Report, metriche degli endpoint e versioni delle app: aggregati conservati per 24 mesi.
• Pagamenti, abbonamenti e documenti contabili: conservati per il termine di legge applicabile (di norma 10 anni), anche dopo la cancellazione dell'account o del club; i dati identificativi sono limitati a quanto necessario.
• Copie di sicurezza cifrate: 7 giorni; un dato cancellato scompare anche dai backup entro 7 giorni.
• Dati diagnostici di Crashlytics: secondo le impostazioni e i termini di Google Firebase.

Se cancelli l'account, i messaggi che hai scritto possono restare visibili alla controparte senza il tuo nome; alcune tracce tecniche di sicurezza restano per 12 mesi in forma pseudonima, senza la tua email. I pagamenti e i documenti contabili restano per il termine fiscale indicato sopra.

9I TUOI DIRITTI

Puoi chiedere in ogni momento accesso ai tuoi dati e copia (art. 15), rettifica (art. 16), cancellazione (art. 17), limitazione (art. 18), portabilità (art. 20), opposizione (art. 21) e revocare i consensi (art. 7.3). Come:

• Copia dei dati: app > Impostazioni > Privacy e Account > Esporta i miei dati (file leggibile e JSON).
• Cancellazione: app > Impostazioni > Privacy e Account > Elimina il mio account; in alternativa scrivi a support@ballbook.it.
• Correzione dei dati verificati: app > Impostazioni > Account > Modifica informazioni > Richiedi correzione dati, oppure scrivi a support@ballbook.it.
• Per i dati dei tesserati gestiti da una società: rivolgiti prima alla società titolare; Ballbook la assiste.

Rispondiamo entro 5 giorni lavorativi e comunque entro 30 giorni. Hai diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

10SICUREZZA

Cifriamo i dati anagrafici e i dati sensibili nell'archivio, proteggiamo le connessioni con HTTPS, conserviamo le password solo come impronta non reversibile, separiamo i dati per società, sport e squadra, limitiamo e registriamo gli accessi amministrativi con autenticazione a due fattori e teniamo backup cifrati. In caso di violazione dei dati personali che presenti un rischio per te adottiamo le misure previste dagli artt. 33 e 34 GDPR, inclusa la comunicazione all'Autorità Garante e agli interessati quando richiesto.

11CHAT, CONTENUTI E SEGNALAZIONI

Le chat tra squadre e le chat delle partite non sono cifrate end-to-end: i messaggi sono conservati in chiaro sui nostri server per permettere il funzionamento del servizio e sono accessibili ai club partecipanti e, per finalità di sicurezza e assistenza, al personale autorizzato. Puoi segnalare un messaggio o un comportamento scrivendo a support@ballbook.it con oggetto "privacy": la segnalazione può includere il tuo codice utente, la squadra, l'identificativo e il testo del messaggio. Usiamo questi dati solo per valutare la segnalazione, adottare eventuali provvedimenti e tutelare i diritti delle persone coinvolte.

12COOKIE E STORAGE

Il sito e il gestionale usano cookie tecnici e storage locale (localStorage/sessionStorage) per sessione, sicurezza, tema e preferenze dell'interfaccia; i moduli pubblici possono usare Cloudflare Turnstile. Non usiamo cookie analitici, di profilazione o pubblicitari. L'app mobile non usa cookie del browser: usa la memoria locale del dispositivo per sessione, cache, preferenze e notifiche. Per i dettagli vedi la Cookie policy: https://app.ballbook.it/testi/cookie_policy.

13PROCESSI DECISIONALI AUTOMATIZZATI

Non effettuiamo processi decisionali automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo significativo sulla persona, né attività di profilazione ai sensi dell'art. 22 GDPR. I controlli automatici di sicurezza, antispam e anti-bot non assumono decisioni sulla tua sfera giuridica senza intervento umano.

14COMUNICAZIONI DI SERVIZIO E MARKETING

Possiamo inviarti comunicazioni strettamente necessarie al funzionamento del servizio (conferma account, inviti, reset password, variazioni dei termini, avvisi di sicurezza). Tali comunicazioni non costituiscono marketing. Possiamo inviarti novità e aggiornamenti solo con il tuo consenso separato, revocabile in ogni momento scrivendo a support@ballbook.it o usando i link di annullamento presenti nelle comunicazioni.

15MODIFICHE ALL'INFORMATIVA

Possiamo aggiornare la presente informativa per adeguarla a novità normative o a cambiamenti del servizio. La versione vigente è sempre disponibile nell'app e alla pagina https://app.ballbook.it/privacy, con la data di ultimo aggiornamento e la versione. In caso di modifiche sostanziali l'app può richiedere una nuova accettazione; le versioni precedenti restano conservate per prova.

16ELIMINAZIONE DELL'ACCOUNT E DEI DATI

Puoi eliminare in qualsiasi momento il tuo account e i dati associati direttamente dall'app, senza doverne fare richiesta a terzi, seguendo questo percorso:

Impostazioni > Privacy e Account > Elimina il mio account

La cancellazione è definitiva, richiede la conferma con la password e comporta la rimozione dell'account, delle statistiche e delle appartenenze alle squadre; la storia non nominativa del club (annunci, partite, trattative) può restare. I pagamenti e i documenti contabili restano per il termine fiscale indicato sopra. Se non riesci ad accedere all'app, invia la richiesta a support@ballbook.it con oggetto "privacy": la richiesta viene gestita entro 30 giorni. I dati dei tesserati inseriti da una società vanno richiesti alla società titolare.

17RIFERIMENTI NORMATIVI

Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR); D.Lgs. 196/2003 e successive modifiche (Codice in materia di protezione dei dati personali); provvedimenti dell'Autorità Garante per la protezione dei dati personali. Per i dati dei tesserati si applica anche il DPA tra la società e Ballbook.